Geregistreerde kassa's

De invoering van het Geregistreerd KassaSysteem (GKS) is het gevolg van een politieke beslissing van eind 2009. Met de invoering van de BTW verlaging van 21% naar 12% voor restaurant- en cateringdiensten (het verschaffen van dranken daaronder niet begrepen) met ingang van 1 januari 2010, werd aan de HORECA sector een extra inspanning gevraagd voor de juiste rapportering van de verrichte handelingen.

Via het kabinet van vicepremier Steven Vanackere werd op 21 november 2012 gemeld dat de effectieve ingebruikname van de geregistreerde kassa zal ingaan op 1 januari 2014. De HORECA uitbaters zullen verzocht worden om zich (vermoedelijk) vanaf 1 juli 2013 te registreren door de aanvraag van een VSC. Na de registratie zal elke HORECA onderneming vernemen tegen welke datum in zijn zaak een geregistreerd kassa systeem in gebruik moet zijn.

Het GKS moet aan een aantal voorwaarden voldoen, die kunnen samengevat worden tot de onveranderlijkheid én bewaring van de ingebrachte gegevens, verplichte nummering en rapportage, en de mogelijkheid tot controle door de ambtenaren van de BTW administratie. Hiertoe zal het kassasysteem (elektronische kassa of een PC-POS kassasysteem) gekoppeld dienen te worden aan een controlemodule. Deze controlemodule bestaat uit twee componenten: de Fiscal Data Module (FDM) en de VAT Signing Card (VSC). De kassa, FDM en VSC vormen samen het GKS.

De FDM (in de volksmond de 'black box' genoemd), zal aan een aantal strikte voorwaarden moeten voldoen, en zal alleen mogen gefabriceerd worden door gecertifieerde producenten.

De FDM zal alleen werken indien uitgerust met een VSC. De VSC dient door de belastingplichtige HORECA uitbater aangevraagd te worden bij FOD Financiën, en zal o.a. instaan voor het genereren van een doorlopende transactienummering, het genereren van een digitale handtekening, en het bijhouden van een aantal tellers.

Kan ik nu al een prijsopgave krijgen voor aanpassing van mijn bestaand kassa systeem?

De circulaire van de overheid, waarin alle technische vereisten van de kassa, de FDM en de VSC beschreven worden, is begin juni verschenen. Deze specificaties werden doorgespeeld naar onze leveranciers en producenten, die nu zullen bepalen welke aanpassingen nodig zijn. Als dan ook de FDM beschikbaar is, kan er begonnen worden met de ontwikkeling, en dient er vervolgens nog een certificatie doorlopen te worden.

Op dit moment kunnen wij dus nog geen prijsopgave maken voor de aanpassing van uw kassa systeem. Van Hessen wilt u hierbij zoals steeds correct en naar de wettelijke bepalingen kunnen adviseren. Daarom stellen wij, in samenwerking met onze producent Micros-Fidelio, alles in het werk om deze overgang vlot te laten verlopen.

Het is ook nog wachten op meer details m.b.t. de implementatie van geregistreerde kassassytemen in de HORECA, en dan met name de overgangsregeling voor bestaande HORECA zaken. Het is duidelijk dat de verschillende gespecialiseerde HORECA leveranciers de tijd moeten krijgen om alle bestaande installaties aan te passen, niet compatibele kassa systemen te vervangen, en HORECA uitbaters die momenteel nog zonder kassa werken te voorzien van een GKS. Vergeet niet dat de HORECA ondernemer zelf instaat voor de aanvraag van de VSC.

Aangezien er nog geen certificatie mogelijk is, kunnen bonafide leveranciers op dit moment nog geen GKS aanbieden. Sommige producenten, waaronder MICROS, verbinden zich er evenwel nu al toe de nodige aanpassingen te zullen uitvoeren om actuele kassa's en POS systemen aan te passen (zie downloads) .

Voor wie is een GKS verplicht?

In het kort kan gesteld worden dat een HORECA ondernemer die meer dan 10% van zijn omzet haalt uit voeding die ter plaatse wordt genuttigd, een geregistreerd kassasysteem zal moeten invoeren.

In geval van twijfel raden wij u aan contact op te nemen met uw boekhouder. U kan uiteraard ook terecht op de site van FOD Financiën, de federatie HORECA Vlaanderen (www.horecablackbox.be) of Brussels Hotel Association (www.brusselshotelsassociation.be).

Laatste update: 22/11/2012